Кадровая работа в организации если нет отдела кадолв

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники А.

Проверяем, как оформлен директор. Проверьте, оформлен ли директор генеральный директор надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник!

Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Дальше проверяем, как оформлены работники До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников. Далее проверим трудовые договоры с работниками. Основные правила, которые учтём при проверке: - трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником; - условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству; - условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения. Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника рублей, а на самом деле он получает уже оклад рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка. Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад рублей. Получится, что у работника оклад рублей был с момента приема его на работу.

А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали? Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора имеются в виду работник и работодатель. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись. Более тщательно проверить трудовые договоры а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю поможет методичка "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик". В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры.

Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. На нашем сайте для кадровиков Вы можете скачать статью " Гражданско-правовой договор вместо трудового договора" В.

Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу. Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора.

Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику. Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника. Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи.

Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами. Подписчики журнала "Кадровик-практик" могут почитать доступную им статью " Типичные ошибки в приказах о приеме на работу ". Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.

Нужно проверить: ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки, заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые, правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения А.

Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы. Очень часто при оформлении дополнительной работы совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы допускаются ошибки: совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено, дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя возложена приказом директора , вместо совмещения оформлено совместительство, и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их. С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Поручение работнику дополнительной работы". Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить: отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником по тем видам переводов, когда это обязательно , другие документы, оформляемые при переводах, отсутствуют приказы о переводах, работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись, в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их если возможно нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись если не ознакомлены , внести в трудовые книжки недостающие записи.

С этой целью подписчики журнала "Кадровик-практик" могут изучить доступную им методичку "Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов" и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников — указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят.

При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. Наиболее распространенные нарушения — это как раз отсутствие таких документов.

Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников. Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках: - документы противоречат друг другу в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим , - режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены, - документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия. Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям ст.

Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей ст. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени. При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести. Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле.

Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Рекомендуем прочитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : Введение и отмена неполного рабочего времени для работников , Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен ст.

Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : методичку "Сверхурочная работа" , статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.

Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать.

Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы приказы, уведомления, заявления и др. Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать доступно подписчикам журнала "Кадровик-практик" : Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальную , Споры о сокращенном рабочем времени , Разделение рабочего дня на части.

Теория , Разделение рабочего дня на части. Практика , Учет рабочего времени без досадных ошибок , Заполнение табеля учета рабочего времени , Предпраздничный рабочий день: практические ситуации , Выходные и нерабочие праздничные дни.

Кадровая работа: в чем состоит и кто ей занимается

Возглавляет службу директор по персоналу. Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу. Как формировать кадровую политику Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства.

Печать кадровой службы: ставить или нет?

При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном часов, численность работников определяется по формулам: Поскольку а — количество человек, рассчитанных на штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу. Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы отдела. Далее, в соответствии с Нормативом рассмотрим, сколько же требуется человеко-часов на ту или иную кадровую работу. Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы отдела , но представленный список уже кажется внушительным. Примерные нормативы численности работников кадровой службы отдела [4] Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу. Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу отдел нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер. Иметь в структуре организации кадровую службу отдел или, на худой конец, специалиста по кадрам — это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации. Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий.

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

Выдача документов, требующихся сотруднику для получения разного рода выплат льготы, пособия, пр. Обширный функциональный ряд КС требует качественного подбора сотрудников на должности в отделе кадров. Что такое кадровое делопроизводство и чем оно может помочь Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету. После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно. Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры: Представляет все необходимые документы; Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании; Подписывает трудовой договор; Знакомится с приказом о принятии его на работу; В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.

Полезное видео:

Кадровая работа в организации если нет отдела кадолв

Их количество может варьироваться от одного до нескольких тысяч. Всеми вопросами, касающимися работы сотрудников, занимается кадровая служба. Ее основная функция — ведение кадрового делопроизводства. Тому, как оно осуществляется, и посвящена наша статья. Нужна или нет кадровая служба Сотрудников надо подбирать на должность, нанимать и увольнять, разрабатывать регламент их работы и следить за его соблюдением.

Отдел кадров

На сайте вы найдете материалы по вопросам ведения кадрового делопроизводства, правила оформления приема на работу, ведения личных дел, можно найти и скачать должностные инструкции , какие ошибки чаще всего допускают при составлении важных для организации документов и многие другие вопросы, связанные с оформлением переводов, командировок, отпусков. Любая организация, предприятие, фирма начинается с подбора и оформление работников, а соответственно это предполагает как минимум сотрудника занимающего кадровой работой. Некоторые функции кадровой службы , такие как, например, кадровое делопроизводство, часто выполняются секретарем или бухгалтером, а подбором занимаются менеджеры отделов. Однако по мере роста компании ее руководство сталкивается с необходимостью организации системной работы с персоналом. Процесс движения кадров документируется и документов этих много, а ошибки в документальном оформлении приводят к последствиям, которые могут повлиять на дальнейшую судьбу работника. Наш портал в первую очередь предназначен для оказания помощи руководителям и работникам кадровых служб, как избежать последствий неправильно оформленных бумаг, как правильно вести кадровую документацию , чтобы реже общаться с проверяющими органами.

Ведение кадрового делопроизводства

Задачи и функции отдела кадров на предприятии 13 февраля Средний балл: 0 из 5 Темы: В этом материале рассмотрим все нюансы работы и список обязательных документов кадрового отдела. Вы узнаете: Зачем нужен кадровый отдел компании. Какие функции выполняет отдел кадров предприятия. Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров. В чем заключаются основные отличия отдела кадров от HR-отдела. Какова структура кадрового отдела.

Подписи в трудовых книжках

Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, так как они являются обязательными документами ООО. Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом. Основная задача отдела кадров - правильно учитывать работу до человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из Если в компании нет специалиста по охране труда.

Задачи и функции отдела кадров на предприятии

Любое структурное подразделение действует на основе локального нормативного документа, который определяет цели, задачи и функции деятельности компании, его место и взаимоотношения в общей структуре организации, а также вопросы подчинения и взаимодействия между сотрудниками подразделения. В настоящей статье мы поговорим об основном документе, который регламентирует деятельность отдела кадров, а именно о положении об отделе кадров. Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по-разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и так далее. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся в силу важности решаемых этой службой задач непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей например, заместителю директора по кадрам. Положение об отделе кадров - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения - отдела кадров. Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения.

Современные требования к кадровой службе отделу Пономарева Наталья Г. Глава 1. Кадровая служба — лицо компании Глава 1. Уоррен Хельман Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы отдела занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы отдела кадров может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Надо сказать, что с октября года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам отделам или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками особенно к заключению трудового договора. Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится — все постигается практикой. Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам. Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника.