Как правильно составлять протокол

Скачать пустой бланк протокола совещания. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа. Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например: заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия Дата и номер документа Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии излагаются один под другим, "столбиком" Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание кроме тех, которые названы выше При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения.

Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например: 1. Аттестация по итогам г.

Подведение итогов аттестации по итогам г. Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола. Дальше переходим к основной части протокола. Именно здесь будет изложена вся информация о ходе заседания аттестационной комиссии, а также перечислены выводы, к которым они пришли.

Информацию секретаря аттестационной комиссии об отзыве начальника такого-то отдела на работу такого-то сотрудника. Отчет сотрудника такого-то о проделанной работе в г.

Доклад председателя комиссии о результатах тестирования сотрудника такого-то. Начальник такого-то отдела с отзывом клиентов о работе сотрудника такого-то. Эксперт такой-то с вопросами профессионального характера. Аттестуемому были заданы вопросы перечисляются. Аттестуемый дал такие ответы перечисляются. Например: Аттестовать работника такого-то с общей оценкой его работы в г. Либо: Признать результаты работы в г. Например: Результат итогов работы "удовлетворительно" - 5 голосов.

Результат итогов работы "хорошо" - 1 голос. Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня Председатель аттестационной комиссии подпись И. Фамилия Секретарь аттестационной комиссии подпись И. Фамилия Копии протоколов, предварительно заверенные печатью отдела делопроизводства, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса. Заранее следует подумать, в каком виде сам аттестуемый получит информацию об итогах своей аттестации, будет ли ему выдана копия протокола или он получит выписку или даже подлинный экземпляр.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов. Проследите, чтобы на протоколе были подписи в допустимых случаях факсимильные председательствующего и секретаря. Иначе законность всех принятых решений будет поставлена под вопрос. Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Остается лишь собрать со всех выступавших материалы: отчеты, тезисы, проекты решений, доклады и пр. Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: - временных собрания, конференции, совещания, комиссии и т.

Протоколами оформляется также деятельность: - административных органов; - органов охраны общественного порядка и др. Выше мы уже говорили, что одно и то же мероприятие можно оформить двояко: кратким либо полным протоколом.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Оформление протокола Когда текст протокола "набросан" на компьютере, следует уделить внимание особенностям оформления отдельных реквизитов: именно эти "штрихи" будут свидетельствовать о том, что его оформлением занимался профессионал.

Наименование вида документа "Протокол" размещают: - при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации; - при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре. Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей. Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово "Присутствовали" на конце ставится двоеточие , после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка: "Присутствовали: 20 человек список прилагается ".

В том случае, когда количество присутствующих на мероприятии велико, для составления пофамильного списка потребуется вести предварительную регистрацию лиц, прибывших на собрание заседание, совещание и др.

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога "о". Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня: - по степени их значимости или - в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется, лучше сформулировать конкретно каждый вопрос. Слово "Слушали" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: "Текст доклада прилагается".

Слово "Выступили" пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже.

Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например: Вопрос: Допустимо ли с совместителями заключать срочные трудовые договора? Ответ: Да, если имеется согласие работника.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля слева и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами кроме заглавных. Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Пример: Председатель Добрынин А. Добрынин Секретарь Перегонова А. Перегонова Теперь документ полностью готов, и уже ни у кого не вызовет сомнения законность его составления и реализации принятых решений.

Библиографический список 1. Рощина Н. Рогожин М. Документы кадровой службы предприятия.

Справка Нередко в работе предприятия возникают моменты, когда смена руководителя неизбежна. Такие ситуации могут быть связаны с разными причинами, но в любом случае уполномоченные лица должны ориентироваться в алгоритме смены директора.

Как писать протокол собрания

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений. При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного. Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде. Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания.

Общие правила составления и оформления протокола

Рассмотрим оформление каждой части по отдельности. Разделы протокола совещания Заголовочная часть протокола располагается в верхнем правом углу первого листа либо вверху центровано. Список обязательных реквизитов , входящих в заголовочную часть, включает: наименование и название организации, наименование и название документа, дату составления документа, его регистрационный номер, место издания или составления деловой бумаги. Дата проведения совещания и считается датой составления протокола.

Идеальный протокол

Источник Kolesa. Что-то там пишет. Знакомая ситуация. Таких случаев масса. Складывается впечатление, что его создали таким неудобочитаемым специально против водителя.

Новый ГОСТ диктует новые формы протоколов совещаний

Спасибо, очень кстати. Доходчиво и понятно. Получается это всё разные виды протоколов и все должны регистрироваться в разных журналах? А если их у нас от силы за год шт. У нас очень маленький документооборот. Вы не правильно поняли приведенную цитату. Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.

Как правильно протоколировать совещания

Печать Отметки на документе Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Протокол оформляется на общем бланке.

Протокол совещания

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например: заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия Дата и номер документа Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии излагаются один под другим, "столбиком" Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание кроме тех, которые названы выше При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения. Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например: 1.

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Протокол Протокол — документ , в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях. Протокол оформляется на общем бланке.

Как правильно составлять протокол общего собрания участников ООО: рекомендации специалистов

Об утверждении Учетной политики на г. Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А. Доклад начальника правового управления Смолина А. Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании. Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Основную часть текста протокола, т. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени: Пример 19 СвернутьПоказать 1. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на г.

Что такое идеальное протоколирование? В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье. Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата. Обычное протоколирование Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование Все по-разному понимают итоги встречи Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах Необязательность выполнения принятых на совещании решений Обязательность выполнения принятых к выполнению задач - ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок Несоблюдение или отсутствие повестки совещания Следование визуальной повестке совещания Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще - еще позже Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания! На контроль принятых решений уходит много времени На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное — следовать правильной методологии и соблюдать правила игры. В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager. Семь составляющих идеального протокола совещания Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами.